Eine Benutzung des Archivguts ist im Lesesaal des Stadtarchivs zu den Öffnungszeiten möglich. Im Lesesaal befinden sich 9 Arbeitsplätze, zusätzlich sind 3 technische Arbeitsplätze an den Lesegeräten vorhanden. Eine Voranmeldung ist in der Regel nicht erforderlich. Für die Recherche und für das Auffinden der gesuchten Quellen stehen im Lesesaal die Findhilfsmittel des Archivs zur Verfügung. Die Lesesaalaufsicht und die Bestandsverantwortlichen stehen den Benutzern und Benutzerinnen für die Beratung zur Verfügung. Um das wertvolle Archivgut zu schützen, aber auch um Persönlichkeitsrechte, Urheberrechte und schutzwürdige Belange der Hansestadt Rostock zu wahren, sind die Bestimmungen der Benutzerordnung zu beachten (siehe Download). Beim erstmaligen Besuch ist bei der Aufsicht im Lesesaal ein Benutzungsantrag zu stellen. Die Benutzung beschränkt sich auf den im Antrag angegebenen Zweck. Die Archivalien müssen vor der Einsicht im Lesesaal durch den Benutzer schriftlich bestellt werden. Die Bereitstellung erfolgt frühestens von einem halben Öffnungstag zum nächstfolgenden. Eine Ausleihe ist aufgrund des einmaligen Charakters der Unterlagen nicht möglich. Beim Umgang mit den Unterlagen ist auf äußerste Sorgfalt zu achten. Sollte der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet sein, kann keine Vorlage erfolgen. Akten jüngeren Datums, insbesondere personenbezogene Unterlagen, unterliegen einer Sperrfrist. Zu beachten ist, daß von jeder veröffentlichten Arbeit, aber auch von unveröffentlichten Arbeiten, die wesentlich auf der Benutzung von Quellen des Archivs beruhen, ein Belegexemplar abzuliefern ist. Reproduktionen können kostenpflichtig über das Archiv angefertigt werden. Die Bestimmungen der Entgeltordnung sind zu beachten. Sind die Reproduktionen für eine Veröffentlichung bestimmt, ist vor der Produktion eine Genehmigung einzuholen. Als Veröffentlichung im Sinne des Gesetzes über Urheberrechte und verwandte Schutzrechte gelten zum Beispiel Nachdruck, bildhafte Wiedergabe, Verfilmung oder Digitalisierung und das Verbreiten mittels Buch, Zeitung, Zeitschrift, Film, Internet sowie anderer Medien. Wird die Zustimmung erteilt, also ein Verwertungsrecht zugesprochen, ist die vollzogene Veröffentlichung mittels eines Belegexemplares unter Angabe der Auflagenstärke dem Archiv anzuzeigen. Darauf erfolgt eine Rechnungslegung durch das Archiv.