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Die einzelnen Sammlungsstücke rekrutieren sich zum größten Teil aus den Archivbeständen, insbesondere aus Nachlässen und Prozessakten sowie kleineren Schenkungen und Ankäufen. Die Sammlung ist ausschließlich am Objekt orientiert und enthält Material verschiedenster Bildtechniken und -träger, wobei nach Normal-, Über- und Großformaten sowie Alben und digitalen Aufnahmen unterschieden wird. Originale wurden bis zum Jahre 2002 reproduziert und getrennt gelagert. Aus konservatorischen Gründen sind auch Dias, Negative und Glasplatten in gesonderten Serien archiviert und mit eigenen Negativ-Nummern versehen. Die Aufstellungssystematik des Arbeits-Bildarchives sowie die Klassifikation des Bestands gliedern sich in zwei topographische Reihen (Inland und Ausland) nach dem Ortsalphabet, inhaltlich unterteilt nach Einzelansichten. Eine weitere Reihe bildet die nach dem Namensalphabet geordnete Porträtsammlung, die Gruppenaufnahmen mit Einzelverweisen erfasst. Bilddokumente, etwa Ereignisfotos, die für die Landgrafschaft Hessen-Darmstadt bzw. das Großherzogtum/den Volksstaat und schließlich das Bundesland Hessen von Bedeutung sind, sowie Bilddokumente zur Geschichte von Archiven, Hilfswissenschaften, Militär, Polizei, Parteien, Verbänden/Vereinen, Wirtschaft, Brauchtum, einzelnen Bevölkerungsgruppen etc. sind in der sachthematischen Reihe zusammengefasst. Das Arbeits-Bildarchiv wurde nach Eingabe der Titelaufnahmen der Bilder in die Online-Datenbank HADIS geschlossen. Da die erfassten Bilder klassifiziert, digitalisiert und mit der Online-Titelaufnahme des Bildes verknüpft sind, erübrigte sich die Anfertigung von Reproduktionen.

Enthält: Bestands- und Behördengeschichte: Der Inhalt der jeweiligen Bestände läßt sich für alle relevanten Teilbestände anhand des folgenden Gliederungsschemas ermitteln: I. (= A) Staatsverfassung II. (= B) Geschichte, Statistik und Topographie III. (= C) Verhältnisse zum Deutschen Reich und zu anderen Staaten IV. (= D) Staatsverwaltung V. (= E) Kreis- und Provinzialverwaltung VI. Verhältnisse der Standesherren VII. Lehenangelegenheiten (Untergruppen VI. und VII. in der ’moderneren’ Gruppenbenennung unter dem Buchstaben ’F’ zusammengefasst, da kaum Aktenüberlieferung) VIII. (= G) Militär- und Kriegsangelegenheiten IX. (= H) Finanzangelegenheiten X. (= I) Justizangelegenheiten XI. (= J) Bevölkerungsverhältnisse XII. (ursprünglich XIII. = K) Kirchenangelegenheiten XIII. (ursprünglich XII. = L) Angelegenheiten der israelitischen Religionsgemeinden XIV. (= M) Unterrichtswesen XV. (= N) Gemeindeangelegenheiten XVI. (= O) Armen- und Wohltätigkeitspflege XVII. (= P) Gesundheitspflege XVIII. (= Q) Sicherheitspolizei XIX. (= R) Vorkehrungen gegen Sittenverderbnis, Zwangserziehung Minderjähriger, öffentliche Darstellungen und Belustigungen, Vereinswesen (dabei auch Parteien) XX. (= S) Presse und Buchhandel XXI. (= T) Landwirtschaft, Rechtsverhältnisse am Grundeigentum XXII. (= U) Forstwirtschaft, Jagd und Fischerei XXIII. (= V) Handel und Gewerbe XXIV. (= W) Soziale Fürsorge XXV. (ursprünglich XXIV. = X) Verkehrswesen XXVI. (ursprünglich XXV. = Y) Bauwesen XXVII. (ursprünglich XXVI. = Z) Feuerpolizei Die nach der bis 1938 bzw. 1945 gültigen Kreiseinteilung aufgestellten Bestände reichen in unterschiedlicher Dichte bis zum Beginn der großherzoglich-hessischen Kreisverwaltung mit Schaffung der ersten Landratsbezirke 1821/22 zurück. Sie enthalten in Einzelfällen noch ins 18. Jahrhundert und weiter zurückreichende Vorakten, ebenso führt die Aktenlaufzeit auch gelegentlich in die Zeit nach 1945. - Die älteren Akten der Zeit vor 1820/21 wurden zumeist ausgegliedert und den Alten Aktenbeständen (E-Bestände) zugewiesen. - Die Bestände gelangten, gegliedert nach dem Registraturplan für die Großherzoglich-Hessischen Kreisämter vom 9. Mai 1833 bzw. dessen überarbeiteter Fassung vom 9. 2. 1906, sukzessive ins Hessische Staatsarchiv Darmstadt. Kriegsverluste: Totalverluste (mit geringen Resten) erfolgten in den Behördensitzen in Darmstadt, Gießen, Mainz und Offenbach (von den Kreisen Gießen und Mainz befanden sich zudem jeweils ca. 600 Aktenkonvolute im Staatsarchiv, die 1944 verbrannten). In Darmstadt, Gießen und Mainz wurden darüber hinaus auch die bei den Kreisämtern aufbewahrten Akten der Regierungen bzw. Provinzialdirektionen Starkenburg, Oberhessen und Rheinhessen vernichtet. - Die erhaltenen und durch spätere Ablieferungen der Nachkriegszeit ergänzten Kreisamtsakten wurden bei der archivischen Neuverzeichnung in der Regel in der vorgefundenen Sachgruppierung belassen, und zwar entweder unter den Abteilungsnummern I bis XXVII oder unter den Buchstaben A bis Z. Die Überlieferung der Kreiskassen wurde jeweils in der Rubrik ’KK’ zusammengefasst (so z.B. Bestand G 15 Friedberg KK Nr. ....) und in z.T. separaten Findbüchern verzeichnet. Die Akten der Kreisbau-, Kreisschul- und Kreisgesundheitsämter wurden in die jeweiligen Sachgruppen des Registraturplans einbezogen. - Die wechselnden Kreiseinteilungen und -kompetenzen wurden bei den Verzeichnungsarbeiten soweit wie möglich berücksichtigt und bereinigt (zu den Änderungen der Kreisorganisation siehe Ruppel/Müller, Historisches Ortsverzeichnis). Laufzeit: 1816-1968