Der Bestand umfasst die bei der Stadt Lemgo entstandenen Unterlagen (Akten und Amtsbücher) vor der Bildung des Landkreises Lemgo 1932 und der Einkreisung Lemgos 1934. Bis dahin war Lemgo eine amtsfreie Stadt, also der landesherrlichen Regierung ohne eine Zwischeninstanz direkt nachgeordnet. Die Verfassung der Stadt Lemgo wurde im Spätmittelalter in drei Urkunden niedergelegt, die die hergebrachte Verfassungswirklichkeit nachträglich dokumentierten: der sog. "Kerbschnittbrief" (Mitte 14. Jhd., U 86), die sog. Regimentsnottel I (Mitte 15. Jhd., U 763) und die Regimentsnottel II (1491, U 764). Die politischen Gremien organisierten sich demnach in sog. vier Haufen. Der Neue oder Geschworene Rat (12 Mitglieder), der Alte oder Ruhende Rat (12 Mitglieder), die Meinheit (24 Mitglieder) und die Dechen der neun "ratsfähigen" Ämter (=Gilden, Zünfte). Jeder der beiden Räte setzte sich aus sechs Ratsherren (ohne Funktionszuweisung), zwei Kämmeren, einem Beisitzer (Assessor), einem Ratssiegler und zwei Bürgermeister zusammen. Der Alte und der Neue Rat wechselten sich jährlich im Rahmen des Ratswandels am 6. Januar ab. Neue Mitglieder wurden über das Kooptationsprinzip ausgewählt, d. h. der "abgehende" Rat wählte wieder den bislang "ruhenden" Rat. Nur beim Ausscheiden eines Ratsherren (aus Tod oder anderen Gründen) wurde ein neuer Ratsherr gewählt. Dabei hatten Meinheit und Dechen ein Mitspracherecht; sie konnten einen Kandidaten ablehnen. Die Mitglieder der Meinheit setzten sich nach dem Wohnortprinzip aus den gewählten Vertretern der sechs Lemgoer Bauerschaften zusammen. Hinzu kamen sechs Bauermeister, die in den Stadtquartieren Polizeiaufgaben wahrnahmen und sechs Redmeister, also die ehemaligen Bauermeister, die die Steuereinschätzung in den Wohnbezirken vornahmen. Die beiden Räte nahmen das poltische und juristische Tagesgeschäft der Stadt wahr. Die beiden anderen Haufen waren eine Vertretung der städtischen Gemeinde und sollten eine begrenzte Kontrollfunktion hinsichtlich der Ratsgremien ausüben. 1843 wurde erstmals mit der lippischen Städteordnung eine einheitliche Rechtsgrundlage geschaffen und die bis dahin noch gültige Vier-Haufen-Verfassung in Lemgo abgeschafft. Gemeindeorgane waren nun der Magistrat und die Stadtverordnetenversammlung. Der Magistrat leitete die städtische Verwaltung und setzte sich aus dem Bürgermeister und weiteren Magistratsmitgliedern zusammen. Die Stadtverordneten wurden von der gesamten Bürgerschaft gewählt, also denjenigen, die auch das Bürgerrecht besaßen. Die Stadtverordnetenversammlung wählte den Magistrat und übte eine Kontroll- und Aufsichtsfunktion gegenüber dem Magistrat aus (bis auf Polizeiangelegenheiten). Mit der Städteordnung erfolgte erstmals auch eine Trennung zwischen Verwaltung und Justiz. Die städtische Gerichtsbarkeit wurde erst mit Bildung der Amtsgerichte 1879 endgültig abgeschafft. Mit der lippischen Städteordnung von 1886 wurde der Erwerb des Bürgerrechts vom Haus- und Grundbesitz, Ausübung eines Gewerbes und gesichertem Einkommen gelöst. Bürger war nun jeder Mann, der mehr als zwei Jahre in der Stadt wohnhaft war und Steuern zahlte. Gewählt wurde nach dem Dreiklassenwahlrecht. Stadtverordnetenversammlung und Magistrat mussten in Selbstverwaltungsangelegenheiten getrennt ihre Beschlüsse fassen. Bei Satzungs- und Haushaltsfragen konnte der Magistrat nicht ohne die Stadtverordnetenversammlung entscheiden. Mit der vorläufigen Gemeindeverfassung von 1919 wurde das aktive Wahlrecht Frauen und Männern, die älter als 20 Jahre waren und länger als drei Monate in der Kommune gewohnt hatten, zugestanden. Damit war erstmals ein allgemeines und gleiches Wahlrecht auf kommunaler Ebene geschaffen. 1928 wurde die Trennung zwischen Amtsgemeinden und Stadtgemeinden aufgehoben (siehe auch H- Bestände). Der Magistrat bzw. Stadtrat bedurfte nun des Vertrauens durch die Stadtverordnetenversammlung. Der Bestand A umfasste ursprünglich auch die Unterlagen nach 1932/34, die erst später zum Bestand B umsigniert wurden. Der Stadtarchivar August Schacht ordnete erstmals den Aktenbestand. Dabei konzentrierte er sich vor allem auf die Prozessakten der verschiedenen Lemgoer Gerichte. Eine Trennung nach Provenienzen erfolgte hier nicht. Kurz gesagt: alle Akten, die vor 1932/34 in Lemgo entstanden sind, bilden den Bestand A. Die Klassifikation orientiert sich nach Sachbetreffen (Pertinenzprinzip), wobei die aktuelle Klassifikation eine Überarbeitung der ursprünglichen Klassifkation darstellt. Die aktuelle Klassifikation versucht, die ursprünglichen Provenienzen und Entstehungszusammenhänge wieder sichtbarer zu machen. Trotzdem sind viele Prozessakten nicht mehr unter der jeweiligen Gerichtsinstanz abgelegt, sondern finden sich entsprechend des Streitgegenstandes oder der Streitparteien unter anderen Klassifikationspunkten (so z. B. unter Zunftsachen). Dies gilt in gleicher Weise für andere Klassifikationspunkte bzw. Archivmaterialien. Bei Akten aus dem A -Bestand, die von der Laufzeit erst nach 1934 enden, sind dem B -Bestand zugeordnet (siehe dort). Im umgekehrten Falle sind Akten mit B - Signaturen in den A - Bestand eingegliedert, wenn deren Laufzeiten vor 1934 enden. Die jeweiligen Signaturen sind immer beibehalten. Die Gerichtsakten der beiden Räte bzw. des Magistrats und der anderen Gerichtsinstanzen sind in den Beständen 01.02.01 - 01.02.11 und 01.03.01 bis 01.03.05 zusammengefasst. Dort finden sich auch die Hexenprozesse. In den sogenannten Audienzprotokollen des Bestandes A 01.01.01 finden sich ebenfalls Gerichtsverhandlungen, vorrangig im Zivilrecht. Gerichtsakten des Stadtgerichts Lemgo (= Justizmagistrat, als Nachfolger des landesherrlichen Richters) finden sich auch im Bestand L 88 Lemgo im Landesarchiv NRW Abt. OWL in Detmold. Die Überlieferung der Schulen (Gymnasium, Bürgerschule, Lyzeum, Technikum, Fortbildungsschule...) befindet sich ebenfalls im Bestand A 01.01.01, unabhängig von der Bildung der selbstständigen, von den politischen Gemeinden unabhängigen Schulgemeinden 1849 (bis 1937). Es handelt sich dabei hauptsächlich um die Überlieferung der Schulvorstände, die sich zumeist aus den örtlichen Pfarrern und dem Bürgermeister zusammensetzten. Ergänzendes Material findet sich auch in den T - (Schul-)Beständen. Die Überlieferung des Lemgoer Standesamtes (reichsweit 1876 eingerichtet) in Form von Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden befindet sich in den Beständen F 1 bis F 3. Personalunterlagen / Personalien finden sich neben dem A -Bestand auch im Bestand J - Personalakten. Die Alt-Archivsignaturen (wie Gw 1, Gy 1, Ki 1...) sind beibehalten worden und recherchierbar, so dass eine Konkordanz bei Quellenangaben aus der Literatur gegeben ist.
Das Bildarchiv der beiden Lemgoer Fotografenmeister Fritz Ernst Ohle (1881 - 1962) und Karl Ernst Ohle (1917 - 1982) wurde als Depositum (Eigentumsvorbehalt) des Vereins Alt Lemgo e. V. 2013 an das Stadtarchiv abgegeben. Das Bildarchiv war 1989 an den Lemgoer Unternehmer Gerhard Mische verkauft worden, der den Fotobestand 2002 dem Verein Alt Lemgo schenkte. Der Bestand setzt sich aus Glasplattennegativen, S/W-Fotoabzügen auf Karton, Fotoalben (S/W), Negativen (S/W und Color), Dias (S/W und Color) sowie losen oder gerahmten Fotoabzügen (S/W und Color) zusammen. In der Archivdatenbank sind bisher die Glasplattennegative und ein Teil der Fotoabzüge auf Karton erschlossen. Mit Abgabe des Bildarchivs wurden auch Digitalaufnahmen der Glasplattennegative und eines Teiles der Fotoabzüge auf Karton geliefert, die als Vorschaubilder in der Archivdatenbank hinterlegt sind und im Lesesaal des Stadtarchivs über die Archivdatenbank eingesehen werden können. Für die restlichen Fotomaterialen existieren teilweise handschriftliche Listen, die von Herrn Hartmut Walter vom Verein Alt Lemgo angefertigt wurden. Der Rest ist nicht näher erschlossen und weist nur teilweise Beschriftungen auf. Die alten Findmittel zu den Glasplattennegativen und den Fotoabzügen auf Karton stehen zur Einsichtnahme im Lesesaal des Stadtarchivs zur Verfügung. Ihre Angaben sind in die Archivdatenbank eingeflossen. Außerdem sind S/W Ausdrucke der Digitalisate nach Signaturfolge im Lesesaal einsehbar. Die Bestellsignaturen des Bestandes setzen sich aus einem Kürzel und einer laufenden Nummer zusammen. Die Kürzel sind wie folgt aufzulösen: FAK = Fotoabzüge auf Karton GPK = Glasplatten GPG = Glasplatten Inhalt v. a. Aufnahmen von Häusern, Straßenzügen, Personen und Ereignissen in Lemgo vom Ende des 19. Jhds bis in die 1960er Jahre. Bei Veröffentlichungen von Fotos aus dem Bestand ist wie folgt zu zitieren: StaL N 9 Depositum Ohle (Verein Alt Lemgo/Mische) + Signatur. Ein Teil der Glasplattennegative aus dem Bildbestand befinden sich seit 1979 im Eigentum des Westfälischen Amtes für Denkmalpflege. Abzüge dieser Negative finden sich im Fotobestand N 1 des Stadtarchivs.
Bestandsgeschichte Der Bestand wurde ursprünglich aus Zugängen gebildet, die aus privater Hand an das Stadtarchiv abgegeben wurden. Jeder Zugang wurde handschriftlich und chronologisch in einem Buch erfasst und mit einer Signatur (S + lfd. Nummer) versehen. Zusätzlich wurden die Zugänge in einem alphabetischen Register erfasst. In einer späteren Phase wurde dieser Bestand teilweise aufgelöst, indem Unterlagen zu einem Bestandsbildner zusammengefasst wurden (siehe NL- und V-Bestände). Der restliche Teil des Bestandes wurde in eine sachthematische Struktur überführt (siehe Worddokument 47/11/02/S-Bestand/Gliederung Sammlungsbestand) und mit dem Buchstaben "K" (vermutlich für Karton) versehen. Nach 2005 wurde ein weiterer Bestand "KLE" (Kleine Erwerbungen) gebildet, der ebenfalls Zugänge privater Provenienz aufnahm. Außerdem wurde begonnen, den ehemaligen Bestand S bzw. K in Augias zu verzeichnen. Die so erfassten Einheiten erhielten nun wieder eine S-Signatur. 2011 wurde die Trennung in Bestand S (der in Augias bis zu diesem Zeitpunkt verzeichnete Teil), K und KLE aufgehoben und alle drei Teile wieder in den heutigen Bestand S - Sammlung (Kleine Erwerbungen) überführt. Die Erfassung der im K-Bestand noch liegenden Sammlungsteile in Augias wurde sukzessive fortgesetzt. Die Alt-Signaturen wurden dabei miterfasst. Im Mai 2013 wurde der Bestand vollständig in Augias erfasst. Der ehemalige M-Bestand (Übergrößen) ist hier durch entsprechende M-Signaturen teilweise vertreten. Inhalt Von Interesse sind sicherlich die frühneuzeitlichen und neuzeitlichen Rechnungs-, Kaufmanns- und Geschäftsbücher im Bestand, die Überlieferung zu den Lemgoer Vereinen (die keine eigenständige Bestandsbildung rechtfertigen) und die personen- und familiengeschichtlichen Unterlagen. Darüber hinaus findet sich auch Material zu den Schulen, zur NS-Zeit, Militär, Juden, Friedhöfen, Ortsteilen u. ä. Im Bestand befinden sich mehrere VZE, die im Überformat vorliegen und als Teil des ehemaligen M- bzw. E-Bestandes auf dem Dachboden Süsterhaus im grünen Planschrank gelagert werden. Oeben u. Krüger, 2013