Das Kreisarchiv Hildburghausen ist sowohl Behördenarchiv des Landratsamtes, als auch Historisches Endarchiv des Landkreises. Als Behördenarchiv übernimmt das Kreisarchiv das nicht mehr aktuell benötigte Registraturgut aus dem Landratsamt und stellt es den Ämtern innerhalb der Aufbewahrungsfristen bei Bedarf wieder zur Verfügung. Für dieses Schriftgut haben ausschließlich die abgebenden Ämter das Benutzungsrecht bzw. erteilen die Genehmigung zur Einsichtnahme. Das historische Endarchiv übernimmt nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen den Teil des Schriftgutes, der durch die Archivare als historisch wertvoll eingestuft wurde. Die Übernahme von Archivgut in den historischen Teil des Kreisarchivs beschränkt sich aber nicht nur auf das Landratsamt als Behörde. Auch andere kommunalen Einrichtungen und Verbände des Kreisgebietes haben die Möglichkeit, im Interesse der Sicherung der historischen Quellen, das bei Ihnen entstandene Schriftgut zum Zwecke der dauernden Aufbewahrung dem Kreisarchiv anzubieten. Allerdings kann eine Übernahme nur im Rahmen der vorhandenen Archivkapazität und nach Prüfung des historischen Wertes des angebotenen Schriftgutes erfolgen. Der derzeitige Umfang des Kreisarchivs Hildburghausen beträgt ca. 3000 lfm (laufende Meter) Registratur- bzw. Archivgut. Die zeitliche Erstreckung der Akten umfasst insgesamt 1323 bis heute. Im historischen Endarchiv befinden sich die Bestände fast aller Gemeinden des Landkreises, der Städte Hildburghausen, Schleusingen und Ummerstadt bis Anfang der 1960iger, teilweise 1970iger Jahre, sowie die Bestände der Räte der Kreise Hildburghausen und Suhl-Land jeweils 1952 -1990. Ein äußerst wertvoller Bestandteil des Kreisarchivs ist der Urkundenbestand aus der Zeit von 1323 bis 1866 sowie der Bestand von 480 historischen Karten, Plänen und Rissen aus den Jahren 1723-1950. Das Kreisarchiv bewahrt die Nachlässe von 8 Persönlichkeiten des Landkreises auf und besitzt einen bedeutenden historischen Zeitungsbestand. Hinzu kommt eine über 3000 Bände umfassende Bibliothek sowie eine Gesetzessammlung, welche mit dem Jahre 1810 beginnt. Erwähnt seien auch die Patientenunterlagen, der nach der Wende aufgelösten Poliklinik Hildburghausen und der Landambulanzen. Diese Unterlagen wurden ins Kreisarchiv übernommen, soweit sie nicht von niedergelassenen Ärzten weitergeführt wurden.